Rammerne for håndtering af eksterne tilskud til universitetet er fastlagt i Finansministeriets Budgetvejledning. Budgetvejledningen opererer med to typer aktiviteter hos universiteterne.

• Tilskudsfinansierede aktiviteter (FIK)
• Indtægtsdækket virksomhed (IV)
   

Tilskudsfinansierede forskningsaktiviteter (UK95 og  UK97)
Tilskudsfinansierede aktiviteter omtales i mange sammenhænge som FIK.

Grunden er, at forskningsaktiviteten er af ikke-kommerciel art. Karakteristisk for disse aktiviteter er, at universitetet skal have en egen interesse i at gennemføre aktiviteten. Er der tale om en forskningsaktivitet, skal de involverede forskere have en forskningsmæssig interesse i aktiviteten.

Tilskudsfinansierede aktiviteter er også aktiviteter, som helt eller delvist finansieres af tilskud fra offentlige eller private midler. Det kan eksemplevis være fra fonde, EU eller private virksomheder.

Universitetet vil som udgangspunkt have en direkte eller indirekte medfinansiering af denne type aktiviteter.

Tilskudsfinansierede aktiviteter omfatter forskningssamarbejde (UK95) og andre ikke-kommercielle aktiviteter (UK97), som instituttet har egen interesse i at gennemføre.

Typiske vilkår for samarbejdet

• Der er tale om et fælles samarbejde, hvor de tilknyttede AAU forskere har forskningsmæssig interesse i aktiviteten og medindflydelse på forskningsprojektets indhold og metode
• Det er forskning, hvorfor der ikke kan udstedes nogen garantier for, at projektet fører til bestemte resultater
• Vilkårene afspejler en indsatsforpligtelse, ikke en resultatforpligtelse
• Intellektuelle rettigheder (patent-, ophavsret mv.) tilfalder AAU og forskere
• AAU har ret til at offentliggøre egne resultater
• Samarbejdet gennemføres ikke på kommercielle vilkår og AAU og forskere er fritaget for produkt- og rådgiveransvar
   

Indtægtsdækket virksomhed (UK90)
Indtægtsdækket virksomhed (IV) omtales ofte som rekvireret forskning eller konsulentydelser.

Grunden er, at universitetet påtager sig at levere en ydelse til en offentlig eller privat rekvirent som en bestillingsopgave.

Karakteristisk for denne type af aktiviteter er, at der er tale om en kommerciel aktivitet, hvor universitetet agerer i konkurrence med private virksomheder. Derfor skal ydelsen prisfastsættes på markedsvilkår for at sikre, at der ikke sker konkurrenceforvridning på markedet. Det betyder i praksis, at universitetet skal have dækket alle sine omkostninger ved at levere ydelsen samt opnå en fortjeneste.

Indtægtsdækket virksomhed omfatter salg af varer og tjenesteydelser, herunder kommercielle forsknings-, udviklings-, rådgivnings- og undervisningsopgaver.

Typiske vilkår for samarbejdet

• Ydelsen er rekvireret som bestillingsarbejde og defineret af rekvirenten
• Ydelsen er specifik og leveres til et aftalt tidpunkt
• Fast pris
• Intellektuelle rettigheder (patent-, ophavsret mv.) overdrages i udgangspunktet til rekvirenten
• Det kan aftales, at AAU ikke offentliggør de specifikke projektresultater
• Lovens almindelige bestemmelser om mangler og forsinkelse finder anvendelse

Vi oplever i stigende grad et ønske om at indgå aftaler allerede på ansøgningsstadiet, hvor det stadig er meget usikkert, om der opnås finansiering til projektet. Kontraktenheden indgår årligt over 2000 aftaler vedr. eksternt finansierede projekter, hvor der er givet tilsagn om finansiering.

Projekter, hvor der allerede er givet tilsagn om finansiering har første prioritet, og det er derfor ledelsesmæssigt besluttet, at Kontraktenheden bruger sine ressourcer på at forhandle de aftaler, hvor der allerede er opnået finansiering.

Har du på ansøgningstidspunktet behov for en aftale om fortrolighed, kan du anvende Kontraktenhedens standard NDA. Denne kræver ikke  Kontraktenhedens godkendelse, så længe der ikke laves ændringer i aftalen. Andre spørgsmål, som eksempelvis intellektuelle rettigheder forholder Kontraktenheden sig ikke til, før der rent faktisk er opnået bevillingstilsagn -  medmindre det er et direkte og ufravigeligt krav fra  eventuel bevillingsgiver.

Ønsker samarbejdsparten, at kende mere til, hvordan AAU normalvis indgår aftaler, kan du sende den relevante standardaftale til samarbejdsparten samt vores vejledning.

Du finder de nævnte aftaler og vejledning her.

Aftale om studieophold på anden institution i forbindelse med PhD uddannelse

Når du som PhD studerende som led i din uddannelse skal på et studieophold på et andet universitet, er det ikke ualmindeligt, at du præsenteres for en aftale af ”host-institution”. Disse aftaler vil typisk handle om immaterielle rettigheder (IPR) og/eller fortrolighed. Oftest ser man aftalerne fra amerikanske universiteter.

Disse aftaler er typisk ikke til forhandling, og derfor heller ikke aftaler Kontraktenheden bruger ressourcer på at forhandle eller skal godkende.

I forhold til rettigheder vil aftalerne ofte indeholde en klausul om, at immaterielle rettigheder frembragt af den PhD studerende under sit ophold tilhører ”host-institution”. I de tilfælde bør du som PhD studerende sammen med din vejleder overveje, om det kan give anledning til problemer. Dette vil typisk kun være tilfældet, hvis du kan frembringe patenterbare opfindelser, og arbejder på et projekt, der er helt eller delvist finansieret af en virksomhed, hvor virksomheden kan have optioner til køb/licensiering af sådanne opfindelser.

Generelt anbefaler Kontraktenheden, at PhD studerende på deres studieophold ikke arbejder på strategisk vigtig forskning for AAU indenfor områder, hvor der kan opstå patenterbare resultater.

Det andet forhold vi typisk ser behandlet i disse aftaler er fortrolighed. Lader du dig binde af fortrolighed, bør du overveje implikationerne af dette. Arbejder du  under dit studieophold med materiale, der er meget vigtig for din PhD afhandling, er det en dårlig idé, at lade sig binde af fortrolighed. Dette skyldes, at PhD afhandlingen skal tåle et offentligt forsvar.

Som nævnt er disse aftaler typisk ikke til forhandling. Det er derfor vigtigt, at du som PhD studerende sammen med din vejleder overvejer implikationerne - og også under studieopholdet kun arbejder med materiale, hvor det er uproblematisk, at du bliver omfattet af fortrolighed, og/eller har afgivet dine rettigheder.

Aftalerne kan oftest underskrives af den ph.d. studerende selv. Er der behov for, at AAU også skal underskrive vil den underskriftsberettigede være institutleder.

Universiteterne har tradition for at samarbejde på tværs såvel nationalt som internationalt, gennem forsknings- og uddannelsessamarbejder og gennem udveksling af videnskabeligt personale og studerende.

Udveksling af videnskabelig personale og studerende kan være en god måde at tilegne sig ny viden og erfaring - både for institutionen og på et personligt plan for de personer, der udveksles.

Når vi inviterer gæster ind i vores forskningsmiljøer, er der en række forhold, man skal være opmærksom på og overveje i forbindelse med invitationen

• Gæsten er ikke ansat ved AAU og derfor ikke underlagt AAU's instruktionsbeføjelse
• AAU har ikke rettighederne til de resultater, der frembringes af gæster, som opholder sig ved AAU, og som bruger AAUs faciliteter. Gæsten kan være i et ansættelsesforhold eller underlagt nationale regler, som betyder, at gæstens arbejdsgiver eller gæsten selv ejer rettighederne. Dette kan blive et problem, hvis gæsten bidrager til patenterbare resultater eller software. Og især hvis gæsten deltager i et forskningsprojekt, hvor samarbejdsparterne typisk har fortrinsret til at udnytte projektets resultater i kommercielle sammenhænge.
• Gæster kan ikke tilknyttes forskningsprojekter i samarbejde med en privat eller offentlig virksomhed. Dette skyldes, at aftalevilkårene sædvanligvis vil afskære AAU fra at involvere udenforstående (tredjemand)
• Fortrolige oplysninger modtaget fra eksterne samarbejdsparter kan ikke deles med gæster
• Visse lande, enheder og personer er underlagt sanktioner, som kan betyde, at gæstens adgang til viden, laboratorier og udstyr skal begrænses. De lande der er berørt af sanktioner efter de europæiske regler er: Iran, Krim og Sevastopol, Rusland, Nordkorea og Syrien. Der gælder særlige og mere vidtgående regler for amerikanske produkter og komponenter.

Derfor, overvej altid, hvor gæsten kommer fra, gæstens motiv for at komme, og om de aktiviteter man påtænker at involvere gæsten i, er forenelige med ovenstående.

Vores anbefaling er at undlade at involvere gæster i mere følsomme aktiviteter, som eksempelvis: nyskabende kerneforskning, patenterbare ideer og forskningsområder, der kan have både en civil og en militær anvendelse (dual-use). Selvom samarbejde og videndeling er essentiel for os som som offentlig forskningsinstitution, skal vi være opmærksomme på, at industrispionage bliver mere almindeligt. Universitet kan bruges til at forsøge at skaffe sig adgang til eksportkontrollerede teknologier eller til vores samarbejdsparters fortrolige viden.

Instituttet bør rådføre sig med Kontraktenheden i de  tilfælde, hvor særlige forhold alligevel begrunder et ønske om at involvere gæster i aktiviteter, som beskrevet ovenfor. Dette er med hvenblik på en vurdering af, om risikoen kan afdækkes via en aftale med gæsten.

Anvender du standardaftalen, og er der IKKE ændret i denne, skal aftalen hverken godkendes af Kontraktenheden eller underskrives af Kontraktchefen. Institut/afdeling er selv ansvarlig for at journalisere NDA’en. Dette gælder uanset, om det er den danske eller engelske standard NDA.

Derimod, anvender du en NDA, der ikke er AAU’s standard, eller er der lavet ændringer til AAU’s standard (ud over udfyldelse af formål, datofelt mv), skal aftalen godkendes af Kontraktenheden og journaliseres ved Kontraktenheden. Den underskrive ikke af Kontraktchefen. 

Når du udfylder en standard NDA, bør du være opmærksom på, at formålet defineres så snævert og præcist som muligt, så fortrolighedsforpligtelsen ikke rækker ud over det strengt nødvendige behov.

Du bør også være opmærksom på, at løbetiden af aftalen begrænses til det strengt nødvendige behov. Dette er for at undgå, at fortrolighedsforpligtelsen løber x antal år fra afslutning af aftalen.

Eksempel: Er løbetiden sat til 4 år fra indgåelse af aftalen og fortrolighedsforpligtelsen er 3 år fra afslutningen af aftalen, kan man reelt ende ud med 7 års fortrolighed.

Alle NDA’er underskrives af projektleder og institutleder.

HVORNÅR ER SAMARBEJDSAFTALER BINDENDE INDGÅET PÅ VEGNE AF AAU?

På Aalborg Universitet skal aftaler om forskning underskrives af:

• Institutlederen, der skal skrive under som økonomisk ansvarlig
• Den faglige projektleder, der skriver under som faglig ansvarlig
• Kontraktchefen godkender den juridiske del af aftalen.

Dette er obligatorisk medmindre I bruger standardaftalen, som er forhåndsgodkendt. Vær opmærksom på, at dette ikke er tilfældet, hvis I laver ændringer til aftalen.

HVORDAN FUNGERER DET I PRAKSIS? 
Kontraktchefens juridiske godkendelse af samarbejdsaftaler indhentes via procesværktøjet i Workzone.  Det er sagsbehandler ved Kontraktenheden, som  sørger for Kontraktchefens digitale godkendelse af samarbejdsaftalen i Workzone.

Øvrige underskrifter på samarbejdsaftalen sker via instituttet, hvor institutleder og projektleder skriver under på samarbejdsaftalen med pen eller digitalt.

Udadtil bærer samarbejdsaftaler derfor kun underskrifter fra institutleder/dekan og projektleder. Kravet om Kontraktchefens godkendelse er ikke bortfaldet - den klares blot digitalt.

Benytter du en af Standardaftalemodellerne, og vilkårene accepteres af den eksterne samarbejdspartner, kan du med det samme sende aftalen videre til godkendelse hos Kontraktenheden. For dig betyder det hurtig ekspedition af din aftale.

Forudsætningen er:

• Der er ikke lavet tilføjelser eller ændringer i aftalen, der er i strid med standardvilkårene, samt at alle bilag er i orden.
• Der ikke ønskes ændringer til Standardvilkårene.

Benytter du "FAST TRACK", må du meget gerne skrive "Standardaftale uden ændringer anvendt" i emnefeltet i e-mailen til kontrakt@adm.aau.dk. Så bliver den behandlet hurtigt. 

Godkendes i Kontraktenheden.

Kontraktchef godkender i WZ. Institutleder og projektleder underskriver.

Godkendes i Kontraktenheden.

Kontraktchef godkender i WZ. Institutleder og projektleder underskriver.

Vær opmærksom på, der kan være særlige krav til godkendelser og underskrifter knyttet til bevillingen.

ANSØGNING OG TILSAGN
Underskrift af vejleder/mentor og institutleder

SAMARBEJDSAFTALE
Intet krav om samarbejdsaftale, men ønsker samarbejdsparten en aftale, skal den godkendes af Kontaktenheden.

Kontraktchef godkender i WZ. Institutleder og projektleder underskriver.

ANSØGNING
Godkendes/underskrives af institutleder.

INVESTERINGSAFTALE OG SAMARBEJDSAFTALE
Godkendes af Kontraktenheden.

Underskrives af Rektor.

ANSØGNING
Godkendes/underskrives af institutleder

SAMARBEJDSAFTALE
Godkendes af Kontraktenheden.

Kontraktchef godkender i WZ. Institutleder og projektleder underskriver.

ANSØGNING
Godkendes/underskrives af institutleder

BEVILLINGSSKRIVELSE
Forhåndsgodkendt af Kontraktenheden.

Underskrives af institutleder.

ANSØGNING
Godkendes/underskrives af institutleder.

PROJEKTAFTALE
Forhåndsgodkendt af Kontraktenheden.

Underskrives af institutleder.

SAMARBEJDSAFTALE
Godkendelse i Kontraktenheden.

Kontraktchef godkender i WZ. Institutleder og projektleder underskriver.

ANSØGNING
Godkendes/underskrives af institutleder.

BEVILLINGSSKRIVELSE
Forhåndsgodkendt af Kontraktenheden.

Underskrives af institutleder.

ANSØGNING
Godkendes/underskrives af institutleder.

BEVILLINGSSKRIVELSE
Forhåndsgodkendt af Kontraktenheden.

Underskrives af institutleder.

ANSØGNINGER
Godkendes/underskrives af institutleder.

LICENSAFTALER
Godkendes i Kontraktenheden og Forskningsinnovation. Underskrives af Innovationsdirektør.

SALGSAFTALER
Godkendes i Kontraktenheden og Forskningsinnovation.

Underskrives af Innovationsdirektør.
 

DATABEHANDLERAFTALER - FORSKNING
Godkendelse af institutleder og Kontraktenheden.

Underskrives af institutleder.

DATABEHANDLERAFTALER - ADMINISTRATION

Se Rektors delegationsintruks. "Indgåelse af databehandleraftaler" findes under punkt 2 "Økonomisk dispostionskompetence".

Find vejledning, svar på spørgsmål om databeskyttelse samt de aftaler og skabeloner, du har brug på persondata.aau.dk.

MoU forankret på et institut.

Godkendes og underskrives af institutleder

Underskrives af vejleder og institutleder.

ANSØGNING
Godkendes/underskrives af institutleder.

DECLARATION OF HONOUR
Godkendelse af F&P i portal efter godkendelse af institutleder.

GRANT AGREEMENT
Forhåndsgodkendt af Kontraktenheden.

Godkendelse af F&P i portal.

CONSORTIUM AGREEMENT
Godkendelse i Kontraktenheden.

Kontraktchef godkender i WZ. Institutleder og projektleder underskriver.

• Ansøgning, herunder Declaration of Honour og Madates: Godkendes af institutleder

F&P/INSTITUTTET INDHENTER UNDERSKRIFT PÅ

• Capacity Building: Fysisk underskrift af Rektor
• Alle øvrige: Fysisk underskrift af Kontraktchef

GRANT AGREEMENT/MAIN CONTRACT  
Vilkår forhåndsgodkendt af Kontraktenheden.

F&P/instituttet indhenter underskrift på: 

• Capacity Building: Fysisk underskrift af Rektor.
• Alle øvrige: Fysisk underskrift af Kontraktchef.

PARTNERSHIP AGREEMENT
Godkendelse i Kontraktenheden.

Kontraktchef godkender i WZ. Institutleder og projektleder underskriver.

ANSØGNING
Skal godkendes og underskrives af projektleder og institutleder.

PARTNERERKLÆRING
Godkendelse og underskrift af institutleder.

TILSAGN/BEVILLING 
Godkendelse i Kontraktenheden.

Kontraktchef godkender i WZ. Institutleder underskriver. 

SAMARBEJDSAFTALE
Godkendelse i Kontraktenheden.

Kontraktchef godkender i WZ. Institutleder og projektleder underskriver.

ANSØGNING 
Gokendes/underskrives af institutleder.

PARTNER DECLARATION
Godkendes og underskrives af institutleder.

SUBSIDY CONTRACT/GRANT AGREEMENT 
Forhåndsgodkendt af Kontraktenheden.

Godkendes og underskrives af institutleder.

PARTNERSHIP AGREEMENT
Godkendelse i Kontraktenheden.

Kontraktchef godkender i WZ. Institutleder og projektleder underskriver.