Kontraktenheden anbefaler, at alle underskrifter indhentes digitalt med DocuSign. Dette gør det muligt for flere parter at underskrive samtidig, hvilket skaber en smidigere proces. DocuSign sørger desuden for:

• At indhente underskrifter.
• At vise, hvem der mangler at underskrive, og sende automatiske rykkere.
• At sende den endelige aftale ud til alle parter.

Du finder programmet samt guidelines her.

HVORNÅR ER SAMARBEJDSAFTALER BINDENDE INDGÅET PÅ VEGNE AF AAU?

På Aalborg Universitet skal aftaler om forskning underskrives af:

• Institutlederen, der skal skrive under som økonomisk ansvarlig
• Den faglige projektleder, der skriver under som faglig ansvarlig
• Kontraktchefen godkender den juridiske del af aftalen.

Dette er obligatorisk medmindre I bruger standardaftalen, som er forhåndsgodkendt. Vær opmærksom på, at dette ikke er tilfældet, hvis I laver ændringer til aftalen.

HVORDAN FUNGERER DET I PRAKSIS? 
Kontraktchefens juridiske godkendelse af samarbejdsaftaler indhentes via procesværktøjet i Workzone.  Det er sagsbehandler ved Kontraktenheden, som  sørger for Kontraktchefens digitale godkendelse af samarbejdsaftalen i Workzone.

Øvrige underskrifter på samarbejdsaftalen sker via instituttet, hvor institutleder og projektleder skriver under på samarbejdsaftalen med pen eller digitalt.

Udadtil bærer samarbejdsaftaler derfor kun underskrifter fra institutleder/dekan og projektleder. Kravet om Kontraktchefens godkendelse er ikke bortfaldet - den klares blot digitalt.

Godkendes i Kontraktenheden.

Kontraktchef godkender i WZ. Institutleder og projektleder underskriver.

Godkendes i Kontraktenheden.

Kontraktchef godkender i WZ. Institutleder og projektleder underskriver.

Vær opmærksom på, der kan være særlige krav til godkendelser og underskrifter knyttet til bevillingen.

ANSØGNING OG TILSAGN
Underskrift af vejleder/mentor og institutleder

SAMARBEJDSAFTALE
Intet krav om samarbejdsaftale, men ønsker samarbejdsparten en aftale, skal den godkendes af Kontaktenheden.

Kontraktchef godkender i WZ. Institutleder og projektleder underskriver.

ANSØGNING
Godkendes/underskrives af institutleder.

INVESTERINGSAFTALE OG SAMARBEJDSAFTALE
Godkendes af Kontraktenheden.

Underskrives af Rektor. Kontraktenheden indhenter Rektors underskrift.

ANSØGNING
Godkendes/underskrives af institutleder

SAMARBEJDSAFTALE
Godkendes af Kontraktenheden.

Kontraktchef godkender i WZ. Institutleder og projektleder underskriver.

ANSØGNING
Godkendes/underskrives af institutleder

BEVILLINGSSKRIVELSE
Forhåndsgodkendt af Kontraktenheden.

Underskrives af institutleder.

ANSØGNING
Godkendes/underskrives af institutleder.

PROJEKTAFTALE
Forhåndsgodkendt af Kontraktenheden.

Underskrives af institutleder.

SAMARBEJDSAFTALE
Godkendelse i Kontraktenheden.

Kontraktchef godkender i WZ. Institutleder og projektleder underskriver.

ANSØGNING
Godkendes/underskrives af institutleder.

BEVILLINGSSKRIVELSE
Forhåndsgodkendt af Kontraktenheden.

Underskrives af institutleder.

ANSØGNING
Godkendes/underskrives af institutleder.

BEVILLINGSSKRIVELSE
Forhåndsgodkendt af Kontraktenheden.

Underskrives af institutleder.

ANSØGNINGER
Godkendes/underskrives af institutleder.

LICENSAFTALER
Godkendes i Kontraktenheden og Forskningsinnovation. Underskrives af Innovationsdirektør.

SALGSAFTALER
Godkendes i Kontraktenheden og Forskningsinnovation.

Underskrives af Innovationsdirektør.
 

DATABEHANDLERAFTALER - FORSKNING
Godkendelse af institutleder og Kontraktenheden.

Underskrives af institutleder.

DATABEHANDLERAFTALER - ADMINISTRATION

Se Rektors delegationsintruks. "Indgåelse af databehandleraftaler" findes under punkt 2 "Økonomisk dispostionskompetence".

Find vejledning, svar på spørgsmål om databeskyttelse samt de aftaler og skabeloner, du har brug på persondata.aau.dk.

 

MoU forankret på et institut.

Godkendes og underskrives af institutleder

ANSØGNING
Godkendes/underskrives af institutleder.

DECLARATION OF HONOUR
Godkendelse af F&P i portal efter godkendelse af institutleder.

GRANT AGREEMENT
Forhåndsgodkendt af Kontraktenheden.

Godkendelse af F&P i portal.

CONSORTIUM AGREEMENT
Godkendelse i Kontraktenheden.

Kontraktchef godkender i WZ. Institutleder og projektleder underskriver.

• Ansøgning, herunder Declaration of Honour og Madates: Godkendes af institutleder

F&P/INSTITUTTET INDHENTER UNDERSKRIFT PÅ

• Capacity Building: Fysisk underskrift af Rektor
• Alle øvrige: Fysisk underskrift af Kontraktchef

GRANT AGREEMENT/MAIN CONTRACT  
Vilkår forhåndsgodkendt af Kontraktenheden.

F&P/instituttet indhenter underskrift på: 

• Capacity Building: Fysisk underskrift af Rektor.
• Alle øvrige: Fysisk underskrift af Kontraktchef.

PARTNERSHIP AGREEMENT
Godkendelse i Kontraktenheden.

Kontraktchef godkender i WZ. Institutleder og projektleder underskriver.

ANSØGNING
Skal godkendes og underskrives af projektleder og institutleder.

PARTNERERKLÆRING
Godkendelse og underskrift af institutleder.

TILSAGN/BEVILLING 
Godkendelse i Kontraktenheden.

Kontraktchef godkender i WZ. Institutleder underskriver. 

SAMARBEJDSAFTALE
Godkendelse i Kontraktenheden.

Kontraktchef godkender i WZ. Institutleder og projektleder underskriver.

ANSØGNING 
Gokendes/underskrives af institutleder.

PARTNER DECLARATION
Godkendes og underskrives af institutleder.

SUBSIDY CONTRACT/GRANT AGREEMENT 
Forhåndsgodkendt af Kontraktenheden.

Godkendes og underskrives af institutleder.

PARTNERSHIP AGREEMENT
Godkendelse i Kontraktenheden.

Kontraktchef godkender i WZ. Institutleder og projektleder underskriver.

Anvender du standardaftalen, og er der IKKE ændret i denne, skal aftalen hverken godkendes af Kontraktenheden eller underskrives af Kontraktchefen. Institut/afdeling er selv ansvarlig for at journalisere NDA’en. Dette gælder uanset, om det er den danske eller engelske standard NDA.

Derimod, anvender du en NDA, der ikke er AAU’s standard, eller er der lavet ændringer til AAU’s standard (ud over udfyldelse af formål, datofelt mv), skal aftalen godkendes af Kontraktenheden og journaliseres ved Kontraktenheden. Den underskrive ikke af Kontraktchefen. 

Når du udfylder en standard NDA, bør du være opmærksom på, at formålet defineres så snævert og præcist som muligt, så fortrolighedsforpligtelsen ikke rækker ud over det strengt nødvendige behov.

Du bør også være opmærksom på, at løbetiden af aftalen begrænses til det strengt nødvendige behov. Dette er for at undgå, at fortrolighedsforpligtelsen løber x antal år fra afslutning af aftalen.

Eksempel: Er løbetiden sat til 4 år fra indgåelse af aftalen og fortrolighedsforpligtelsen er 3 år fra afslutningen af aftalen, kan man reelt ende ud med 7 års fortrolighed.

Alle NDA’er underskrives af projektleder og institutleder.