Inden du logger på e-kontrakten

For at spare tid senere i processen, anbefaler vi, at du læser denne vejledning grundigt, inden du logger ind.

Hvad er e-kontrakten?

E-kontrakten er en browserbaseret løsning, hvor du logger ind med dit AAU-login. Når du har valgt aftaletype, bliver du mødt af en introduktion – den bør du læse grundigt, før du går videre.

E-kontrakten er opbygget som en spørgeformular, der til sidst genererer følgende dokumenter:

• Udkast til samarbejdsaftale
• Bilag 1 – Standardvilkår
• Projektdataskema - internt AAU-dokument.

Vigtigt at vide

• E-kontrakten kan kun bruges til danske aftaler med danske samarbejdspartnere.
• Det er en fordel at have oplysninger om projektet klar på forhånd – både til selve aftalen og til projektets økonomi.

Nej, ikke alle har adgang til e-kontrakten.

Hvem har adgang?

E-kontrakten er primært tiltænkt projektadministratorer på AAU.

Sådan får du adgang

Hvis du ønsker at få adgang, skal du blot sende en mail til: kontrakt@adm.aau.dk.

Herefter vil du blive inviteret til et kort how-to-use-kursus, hvor du bliver introduceret til, hvordan e-kontrakten fungerer.

• Åbn en browser og gå ind på: Horten DocumentDrafter
• Under templates vælger du 'Forskningssamarbejde'.
• Vælg 'Samfinansieret forskning'.

Sådan fungerer e-kontrakten

E-kontrakten er opbygget som en spørgeformular i tre trin:

1. Introduktion
   Her får du en kort gennemgang af, hvad e-kontrakten indeholder, og hvordan du bruger den.
2. Aftale om samfinansieret forskning
   Dette er selve spørgeformularen, hvor du besvarer spørgsmål om samarbejdet.
3. Projektdataskema
   Et internt AAU-dokument, der indeholder stamdata om projektet og bruges til projektoprettelse hos Økonomiafdelingen.

Sådan udfylder du e-kontrakten

• Læs introduktion og klik på 'Next' for at komme til spørgeformularen - Aftale om samfinansieret forskning. 
• Besvar spørgsmålene i ‘Aftale om samfinansieret forskning’.
• Klik på 'Next' for at komme til 'Projektdataskema'. 
• Udfyld de informationer, du har til rådighed. 
• Vælg 'Download' eller 'E-mail'.

Bemærk: Hvis du får beskeden ‘Incomplete questionnaire’, kan du stadig klikke ‘Retrieve’. Det skyldes typisk, at nogle felter ikke er udfyldt – enten fordi du ikke har informationen, eller fordi det ikke er relevant.

Et godt tip

Du sparer tid ved at have projektoplysninger klar på forhånd – både til selve aftalen og til projektets økonomi.

Når du er klar til at hente dine dokumenter

Når du har udfyldt spørgeformularen og sikret, at alle oplysninger er korrekte, kan du downloade følgende dokumenter:

• Udkast til samarbejdsaftale mellem Aalborg Universitet og en eller flere samarbejdspartnere
• Bilag 1 - Standardvilkår
• Projekt-dataskema

Bemærk: Projektdataskemaet er kun til intern brug på AAU og skal ikke deles med den eksterne samarbejdspartner. Du kan læse mere om brugen af skemaet under ‘Projektoprettelse’.

Når dokumenterne er downloadet

Når du har downloadet alle dokumenter, skal du sende følgende til samarbejdspartneren:

• Udkast til samarbejdsaftale
• Bilag 1 – Standardvilkår
• Eventuelle øvrige relevante bilag

Bemærk: Projektdataskemaet er et internt AAU-dokument og må ikke sendes med til den eksterne part.

Aftalen er klar til underskrift

Du har nu modtaget svar fra samarbejdspartneren, som ikke har ændringer til aftalen. Det betyder, at aftalen blot mangler at blive underskrevet.

Da der ikke er foretaget ændringer i AAU’s standardaftale, er aftalen forhåndsgodkendt af Kontraktenheden. Derfor skal den kun underskrives af projektleder og institutleder.

Sådan gør du:

1. Indhent underskrifter via DocuSign.

2. Når alle parter har underskrevet, sender du følgende dokumenter til: auto-kontrakt@adm.aau.dk:

• Aftale
• Bilag 1 – Standardvilkår
• Bilag 2 – Projektbeskrivelse
• Bilag 3 – Budget
• Projektdataskema
• DocuSign Summary Report
• Eventuelle øvrige bilag

3. Du modtager en kvitteringsmail, når vi har modtaget materialet.

Kan e-kontrakten benyttes?

Ja det kan den. Hvis samarbejdspartneren ønsker ændringer til AAU’s standardaftale, skal disse skrives ind under afsnittet "Andre særlige bestemmelser" i e-kontrakten. Det kan f.eks. være:

• Særlige afrapporteringskrav fra en bevillingsgiver
• Ønske om at fravige standardvilkår i Bilag 1

Sådan tilføjer du ændringer 

1. Gå til dit gemte udkast i Horten DocumentDrafter.

2. Tilføj ændringerne under "Andre særlige bestemmelser".

3. Download dokumenterne.

4. Send følgende til auto-kontrakt@adm.aau.dk:

• Aftaleudkast fra samarbejdspartner
• Bilag 1 – Standardvilkår
• Projektdataskema
• Eventuelle øvrige bilag

Vigtigt: Når du tilføjer noget under "Andre særlige bestemmelser", skal aftalen godkendes af Kontraktenheden, før du indhenter underskrifter via DocuSign.

Når du har sendt dokumenterne, modtager du en kvitteringsmail fra os.

Aftaler på AAU skal som hovedregel altid underskrives af institutleder, projektleder, ekstern part samt godkendes af afdelingschef i Kontraktenheden. 

Benytter du vores e-kontrakt, skal den altid underskrives i DocuSign. Det er jer på instituttet, der er ansvarlige for indhente underskrifter i DocuSign fra:

• Institutlederen
• Projektleder
• Ekstern part

Det er sagsbehandler i Kontraktenheden, der sørger for afdelingschefens godkendelse. Afdelingschefen underskriver ikke i DocuSign, men godkender elektronisk i Workzone.

Undtagelse til hovedreglen
Hvis samarbejdspartneren ikke har nogen ændringer til AAU’s standardaftale, er aftalen allerede forhåndsgodkendt af Kontraktenheden. I sådanne tilfælde skal aftalen kun underskrives af projektleder og institutleder.

Når du er klar til at sende aftale med bilag til auto-kontrakt@adm.aau.dk skal du navngive dem rigtigt. Navngivningen er:

• Aftale
• Bilag 1 - Standardvilkår
• Bilag 2 - projektbeskrivelse
• Bilag 3 - budget
• Projekt-dataskema
• DocuSign Summary report

Opdateringer til aftale, inden du sender dokumenter til auto-kontrakt@adm.aau.dk
Har du opdateringer til aftalen fx beløb, aftaleperiode osv. tilføjes disse ved at gå tilbage til dit gemte udkast i Horten DocumentDrafter Vælg 'My Questionnaires' og genfind din spørgeformular. 

Det vigtigt, at du altid åbner det eksisterende udkast i DocumentDrafter – og ikke starter et nyt. Du kan finde en vejledning til, hvordan du gør, under afsnittet "Hold styr på dine aftaler".

Opdateringer til aftale, efter du har sendt dokumenter til auto-kontrakt@adm.aau.dk
Har du opdateringer til aftalen fx beløb, aftaleperiode osv. efter du har sendt til auto-kontrakt@adm.aau.dk, kan du kontakte os på kontrakt@adm.aau.dk eller den jurist, der har sagen hos os. Husk at oplyse det sagsnummer du har modtaget i kvitteringsmailen.

Når du bruger e-kontrakten, er det vigtigt, at du har overblik over dine aftaler i DocumentDrafter.

Her kan du nemt finde, redigere og følge op på dine udkast – så du altid arbejder videre i det rigtige dokument.

Sådan navngiver du dine aftaler i e-kontrakten

Når du bruger vores e-kontrakt, er det vigtigt, at du navngiver dine aftaler korrekt i horten.documentdrafter.com. Det gør det nemmere at holde overblik og finde dine dokumenter igen.

Følg disse trin:

• Gå til horten.documentdrafter.com og vælg mappen 'Forskningssamarbejde'.
• I venstre side finder du en menu – klik på mappe-ikonet.
• I venstre side har du en menu med tre muligheder. Klik på mappe-ikonet.
• Du får nu en oversigt over alle dine aftaler.
• Markér den relevante aftale.
• Klik på 'Rename' i menuen øverst.
• Giv aftalen et sigende navn.

Når du bruger e-kontrakten, er projektdataskemaet ét af de dokumenter, du downloader.
Det er et internt AAU-dokument, som indeholder stamdata om projektet og bruges af Økonomiafdelingen (ØA) til at oprette projektet.

Skemaet erstatter de tidligere projektoprettelsesdokumenter, men hvis du foretrækker at bruge de traditionelle dokumenter, er det stadig muligt.